База данных может входить в банк данных, а может использоваться автономно. База данных может содержать информацию практически любого типа. Это может быть список клиентов магазина, личное дело космонавта, коллекция экслибрисов или собрание видеклипов любимого певца. Данные в одной базе данных обычно относятся к како-либо одной предметной области.
Данными в базе данных могут быть числовые величины, строки символов, текстовые документы, схемы, рисунки, аудио- и видеозаписи, то есть информация любого вида. Более точно можно сказать, что информация об объекте или отношениях объектов, выраженная в знаковой форме, образует данные.
Пример. Автоматизированной базой данных является каталог файлов, хранящихся на диске. Все данные в нем относятся к файлам, расположенным именно на этом носителе. Данными являются имена подкаталогов и файлов, время их создания, размеры, пароли доступа, логические и физические адреса размещения на носителе и др.
Следует отметить, что знаки сами по себе не образуют данных, несущих информацию о предметной области. Они должны быть структурно оформлены в виде записей, а каждое поле записи (в которое помещается знак) должно иметь однозначную интерпретацию с точки зрения, предметной области, для которой создается база данных.
Пример Пусть в базе данных отражены сведения о сотрудниках предприятия. Дата 15 июня 1997 года сама по себе ничего не значит. Это может быть и дата поступления какого-то специалиста на данное предприятие, или дата рождения его ребенка, или дата получения диплома о повышении
квалификации, или дата приказа о вынесении выговора или поощрения. Только если известно «место» этой даты в базе данных, то есть к кому и к чему она относится, можно расссматривать ее как элемент данных.
Для любой базы данных можно говорить о ее логической и физической организации.